Faktura VAT i faktura pro forma to nie to samo
25 listopada 2020
Wszystko o tym, co to znaczy faktura proforma.
Każdy kto prowadzi własną firmę, ale także i gros osób realizujących zakupy w sieci, miał kontakt przynajmniej raz z fakturą proforma. Nie wszyscy natomiast wiedzą, czym faktycznie jest ten dokument i co go wyróżnia od normalnej faktury.
Czy fakturę proforma uwzględnia się w ewidencji księgowej?
Po łacinie pro forma oznacza „dla pozoru”, wobec tego często spotykamy się z wyjaśnieniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I w rzeczy samej, taka faktura nie jest dowodem księgowym, wobec tego nie uwzględnia się jej w księdze przychodów i rozchodów lub w ewidencji księgowej. Warto jednak zachować ją np.w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma powinna uchodzić wobec tego za dowód handlowy, będący rodzajem zapowiedzi pewnej oferty. Nie stanowi dowodu kupna artykułów czy zrealizowania usługi, a więc zgodnie z przepisami ustawy o VAT nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest ostateczna? Nie, ponieważ tyczy się usługi lub sprzedaży, która jeszcze nie była sfinalizowana, tym samym warunki transakcji w niej zaprezentowane mogą wciąż podlegać negocjacjom.
Faktura proforma nie zwalnia z obowiązku wystawienia stosownej faktury VAT
Faktura proforma wygląda i posiada podobne dane co faktura VAT, miedzy innymi:
- dane kontrahentów (odbiorcy i wystawcy),
- datę i miejsce jej wystawienia,
- nazwę usług bądź towarów, stanowiących przedmiot transakcji (razem z wykazaniem ich jednostek miary, ilości itp.),
- wartość brutto oraz netto (zarówno pojedynczych produktów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana także słownie,
- stawka i naliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
- informacja o wysokości ewentualnych zniżek,
- wskazanie terminu dostarczenia towaru lub wykonania usługi,
- wskazanie terminu zapłaty.
Aby nie było żadnych problemów z odróżnieniem tego dokumentu od ostatecznej faktury VAT, wywołującej konsekwencje podatkowe, taką fakturę trzeba oznakować wyraźnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Trzeba też pamiętać, iż ten typ faktury nie zwalnia z konieczności wystawienia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie przygotowuje się w przypadku, gdy klient zapłaci w całości za przedmiot transakcji lub wpłaci zaliczkę.
